100 % rechtskonforme E-Mail Archivierung
Mit der richtigen E-Mail-Archivierung stellen sie die Einhaltung der rechtlichen Anforderungen sicher. In Deutschland müssen Unternehmen ihre E-Mails systematisch und langfristig speichern. Ein Verstoß gegen diese Regelungen kann ernsthafte Konsequenzen haben, da E-Mails oft entscheidende Beweismittel darstellen. Seit 2017 ist eine revisionssichere Archivierung gemäß den GoBD-Anforderungen unerlässlich. Diese schreibt vor, dass E-Mails vollständig, unveränderlich und nachvollziehbar gespeichert werden müssen, was den Einsatz spezialisierter Software erfordert. Eine sorgfältige Archivierung dient somit nicht nur der rechtlichen Absicherung, sondern ist auch ein zentraler Pfeiler des Risikomanagements jedes Unternehmens.
Die Vorteile von E-Mail Archivierung
- DSGVO & GoBD Konform
- Datenintegrität und -sicherheit
- schnelle Wiederherstellung
- effiziente Suche und Abruf
- Speicherplatzoptimierung
- Beweissicherung
- Schutz vor Datenverlust
- Compliance-Berichte und Audits
Dragos Stelian Gründer
Ein Backup ist keine Archivierung, aber jede
Archivierung ist ein Backup
Seit 2017 ist die E-Mail-Archivierung nach GoBD-Anforderungen
vorgeschrieben. Diese erfordert den Einsatz spezieller Software, um die
Vollständigkeit, Unveränderlichkeit, Übertragbarkeit sowie Ordnung und
Nachvollziehbarkeit der Daten sicherzustellen. So müssen alle Daten
originalgetreu gespeichert und protokolliert werden, um deren Integrität zu
gewährleisten.
Unzureichende E-Mail-Archivierung kann zu Geld- oder Freiheitsstrafen führen,
da E-Mails wichtige Beweismittel sein können. Eine sorgfältige Archivierung ist
daher ein wesentlicher Bestandteil des Risikomanagements in Unternehmen.
In Deutschland ist die systematische und langfristige Speicherung von E-Mails
verpflichtend für Unternehmen. Es gibt kein allgemeines Archivierungsgesetz;
stattdessen stützt sich die Pflicht auf das Handelsgesetzbuch, die
Abgabenordnung und die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung.
